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关于加强法院诉讼档案信息化建设的思考




2017年06月21日 星期三 往期回顾
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关于加强法院诉讼档案信息化建设的思考
蹇文鼎
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    诉讼档案是人民法院在审判活动中与诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的具有参考利用价值并立卷归档保存的最原始、最全面的信息记录。同时,人民法院的诉讼档案也是国家档案的重要组成部分,具有极其重要的作用。随着司法改革的不断深入,最高人民法院对建设智慧法院3.0版本提出了更高要求,在信息化时代如何加快推进法院诉讼档案信息化建设已成为目前之所需。

    一、法院诉讼档案信息化建设的必要性

    第一,诉讼档案信息化建设是深化法院改革的必由之路。科学、有序、高效的档案管理模式将彻底改变法院过去传统的“看守库房式”档案管理办法,数字档案的全新管理理念、利用信息技术构建的新型法院档案管理信息系统,为审判工作开展提供了全新、快捷、安全的服务。第二,诉讼档案信息化建设是实现司法公正与效率的技术保障。计算机网络以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作带来了全新的科学管理手段和先进快捷的检索办法。这将更有效地提高人民法院工作的质量和效率,是实现公正与效率的技术保障。第三,诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院档案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸制材料进行调阅,使得原本档案材料可以长期封存保护,避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时,诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理,有效解决档案泄密等问题,能够极大地提高法院档案的安全保密性。

    二、法院诉讼档案信息化建设中存在的问题

    第一,诉讼档案信息化建设观念相对落后。尽管诉讼档案的重要性逐渐被人们认识,但在一些法院尤其是偏远地区法院,由于信息技术发展相对落后,仍有个别人员的档案信息化意识淡薄, 影响了档案信息化建设目标的实现。第二,诉讼档案质量不高,管理不规范。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》对诉讼档案的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。但在实践中,诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、装订不齐等问题依然存在。另一方面,个别法院档案管理人员责任不清,加之频频换岗、交接手续不完备,个别卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档,造成了档案的残缺和遗失。而这些势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。第三,缺乏专业的档案管理人员。人民法院诉讼档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员,其不仅要有专业的法律知识,还要有较高的计算机网络操作水平以及档案管理知识,但是目前很多法院都缺乏这方面的人才。

    三、推进法院诉讼档案信息化建设的建议

    第一,强化诉讼档案信息化意识。要树立现代档案管理和利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡,实现从过去较多强调保管和积累史料向以用户需求为主导的重心转变。要充分认识档案信息化对档案事业创新与发展的重要性,加强工作责任感,努力用现代化管理手段去管理诉讼档案。第二,规范诉讼档案信息化管理。严格规范卷宗评查和审核制度,提高诉讼档案质量。强化诉讼档案管理机制,严格档案借阅制度。及时修补管理软件的安全漏洞,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。第三,加大诉讼档案信息化投入。在硬件上,须配备必要的高性能计算机、刻录机等专用设备,配备档案工作专用网络服务器等。在软件上,配备符合统一标准要求的档案信息化管理系统。在数据库上,加强纸质档案电子化数字扫描。第四,加强档案信息化人才培养。要重视吸纳专业型的人才充实到诉讼档案管理干部队伍中来,对档案管理人员加大教育培训投入。

    (作者单位:甘肃省兰州市中级人民法院)

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